Sygnaliści - Procedura zgłoszeń wewnętrznych w KPP w Działdowie - Komenda Powiatowa Policji w Działdowie

Załącznik do Decyzji nr 18

Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie

z dnia 13 września 2024 roku

w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych

oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej

Policji w Działdowie, podległych Komisariacie Policji w Lidzbarku

oraz Posterunku Policji w Iłowie-Osadzie.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ

 NASTĘPCZYCH W KOMENDZIE  POWIATOWEJ POLICJI W DZIAŁDOWIE, PODLEGŁYM KOMISARIACIE POLICJI W LIDZBARKU ORAZ POSTERUNKU POLICJI W IŁOWIE-OSADZIE

Rozdział I.

Przepisy wstępne

§ 1

Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych – zwana dalej Procedurą, określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub ewentualnie  dojdzie w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie  lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).

§ 2

1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

- pracownik;

- pracownik tymczasowy;

- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

- przedsiębiorca;

- prokurent;

- akcjonariusz lub wspólnik;

- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

- stażysta;

- wolontariusz;

- praktykant;

- funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

- żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

§ 2. 2. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

§ 3. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

§ 4. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

§ 5. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości   w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 6. Procedura ustalona została po konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi.

§ 7. Każda z osób wykonujących pracę/pełniących służbę w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury oraz jej stosowania (osoby, ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy, bądź innej podstawie świadczenia pracy, bądź pełnienie służby w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie, zobowiązane są zapoznać się z treścią Procedury przed dopuszczeniem do wykonywania pracy/służby).

§ 8. Użyte w procedurze określenia oznaczają:

1. KPP – Komenda Powiatowa Policji w Działdowie ;
2. działanie następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych   w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych  i podejmowania działań następczych;
3. działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
4. informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w KPP, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5. informacja zwrotna – przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
6. pracodawca/przełożony właściwy w sprawach osobowych – KPP reprezentowana przez Komendanta Powiatowego  Policji w Działdowie oraz Komendant Powiatowy Policji w Działdowie – jako przełożony właściwy w sprawach osobowych;
7. pracownik – członek korpusu służby cywilnej, pracownik nieobjęty mnożnikowym systemem wynagradzania, zatrudniony w KPP;
8. policjant – funkcjonariusz Policji pełniący służbę w KPP,
9. zgłoszenie – należy przez to rozumieć informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji określonych  w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
10. zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub dokonane w postaci papierowej przekazanie informacji o naruszeniu prawa zaistniałym w KPP w Działdowie, za pośrednictwem dedykowanych do tego kanałów komunikacji określonych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych;
11. zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub dokonane w postaci papierowej  przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu;
12. ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
13. naruszenie prawa – to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające  na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
1. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
50. ochrony konsumentów,
1000. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące   w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane   z dziedzinami wskazanymi w lit a-p.

14. kontekst związany z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
15. osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
16. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym  w kontekście związanym z pracą/służbą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
17. osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
18. organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1;
19. kanał komunikacji – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia. Kanały komunikacji określa Rozdział IV Procedury „Sposoby przekazywania zgłoszeń”.

Rozdział II

Komórka odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń

§ 1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, upoważnieni są wyznaczeni przez Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie pracownicy
i funkcjonariusze, tj:

            - specjalista Zespołu ds. Skarg i Wniosków Komendy Powiatowej Policji w Działdowie

            - członkowie Zespołu doradców ds. etyki w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie

§ 2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w § 1 sprawuje  Komendant Powiatowy Policji w Działdowie, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia do Komendy Powiatowej Policji w Działdowie, wyznacza funkcjonariusza bądź funkcjonariuszy odpowiedzialnych za dalsze procedowanie zgłoszenia.

§ 3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Działdowie, może w każdym czasie upoważnić inne, bezstronne osoby z ramienia KPP  (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia bądź w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

§ 4. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy osób wymienionych w § 1 Decyzji wprowadzającej niniejszą procedurę, istnieje możliwość zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Działdowie w sposób określony w Rozdziale IV § 3 niniejszej Procedury.

§ 5. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy bezpośredniego działania/zaniechania kierownictwa KPP w Działdowie, istnieje możliwość złożenia zgłoszenia Komendantowi Wojewódzkiemu Policji w Olsztynie, poprzez:

1. przesłanie pisemnego zgłoszenia w wersji papierowej na adres: Wydział Kontroli Komendy Wojewódzkiej Policji w Olsztynie, ul. Partyzantów 6/8, 10-521 Olsztyn, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”  
2. doręczenie pisemnego zgłoszenia osobiście do biura przepustek Komendy Wojewódzkiej Policji w Olsztynie, ul. Partyzantów 6/8, 10-521 Olsztyn lub do sekretariatu Wydziału Kontroli KWP w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak w pkt 1.

§ 6. Osoby, o których mowa w § 1 - 3 działają na podstawie pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie i są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i  danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności. Wzory upoważnień stanowią załącznik Nr 1 do Procedury oraz Załącznik Nr 2 do Procedury.

Rozdział III

Poufność informacji

§ 1. Osoby, o których mowa w Rozdziale II niniejszej Procedury w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Oświadczenie o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 3 do Procedury.

§ 2. Przy przyjmowaniu i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniu działań następczych oraz związanego z tym przetwarzaniem danych osobowych, przedsiębrane  są środki:

1. uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniające ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

§ 3. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 4. W trakcie procedowania zgłoszenia, osoby do tego upoważnione, posługują się jedynie numerem sprawy/zgłoszenia, co przyczyni się do zwiększenia zgłaszającemu poufności.

§ 5. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:

1. zachowania w tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Działdowie  bądź osobie upoważnionej, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

§ 6. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa w KPP w Działdowie  stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej Procedury.

§ 7. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych osób, których danych zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa w KPP w Działdowie stanowi załącznik
Nr 5 do niniejszej Procedury.

Rozdział IV

Sposoby przekazywania zgłoszeń

§ 1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie (podczas bezpośredniego spotkania) lub pisemnie (w postaci papierowej).

§ 2. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego. Przykładowy druk formularza zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik Nr 6 do Procedury.

§ 3. Zgłoszenie w postaci papierowej może być dokonane poprzez skierowanie go na adres:  Komenda Powiatowa Policji w Działdowie, ul. Grunwaldzka 8, 13-200 Działdowo, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w Rozdziale II § 4 Procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgłoszenie należy kierować do Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” 

§ 4. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 2, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

§ 5. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”, ma tylko: Komendant Powiatowy  Policji w  Działdowie,  osoba go zastępująca,  lub upoważnieni w tym zakresie pracownicy/funkcjonariusze.

§ 6. Zgłoszenie ustne może być dokonane na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie, od poniedziałku do piątku w godz. od 7:30 do 15:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy). Podczas spotkania, zgłoszenie za zgodą sygnalisty może być udokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

§ 7. W przypadku stwierdzania, po analizie informacji, iż nie stanowi ona zgłoszenia wewnętrznego, zapisów § 6  nie stosuje się.

§ 8. Komenda Powiatowa Policji w Działdowie nie dopuszcza anonimowego zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpoznaniu w trybie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów oraz przedmiotowej Procedury.

§ 9. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej na żadnym z etapów procedowania zgłoszenia.

Rozdział V

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 1. Każde zgłoszenie (dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji) podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

§ 2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Specjalista Zespołu ds. Skarg i Wniosków, Kadr i Szkolenia Komendy Powiatowej Policji w Działdowie, a w przypadku jego nieobecności, osoby, o których mowa w rozdz. II § 1 Procedury.

§ 3. Rejestr przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym użytkowanym przez Specjalistę Zespołu ds. Skarg i Wniosków, Kadr i Szkolenia Komendy Powiatowej Policji w Działdowie w użytkowanej przez niego, zabezpieczonej przed dostępem osób postronnych szafie zamykanej na klucz. Do szafy, gdzie przechowywany jest rejestr, dostęp mają osoby, o których mowa w rozdz. II § 1 Procedury.

§ 4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. Wzór Rejestru stanowi załącznik Nr 7 do Procedury.

§ 5. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VI

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

§ 1.  Osoba wyznaczona do procedowania przyjętego zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP w Działdowie zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w Rozdziale IV Procedury, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 2. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, która wpłynęła do KPP w Działdowie  za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w Rozdziale IV Procedury polega na ustaleniu, czy informacja ta stanowi „informację o naruszeniu prawa”, (w rozumieniu wskazanym w Rozdziale I § 8 pkt 12 Procedury) i czy została ona dokonana przez osobę wymienioną  w Rozdziale I  § 2 Procedury. Celem wstępnej weryfikacji jest także ustalenie, czy nie zachodzą okoliczności wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia, o których mowa w art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 3. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji, negatywnych przesłanek,  o których mowa w § 2, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych.

§ 4. W sytuacji, o której mowa w § 3 informuje się zgłaszającego podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji jego zgłoszenia tj. wskazując, iż brak jest podstaw do dalszego procedowania zgłoszenia w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i podjęcia działań następczych. Można informować, iż zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi, wniosku, petycji lub jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Przekazując wskazane informacje, poucza się także osobę zgłaszającą, iż udzielona informacja nie wpływa na dopuszczalność wniesionego później środka prawego, na bieg terminów, ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

§ 5. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,  o których mowa w § 2 podejmuje się działania następcze.

§ 6. Przy czynnościach, o których mowa w § 1 i § 4 realizuje się jednocześnie obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – w zakresie informacji wskazanych w załączniku Nr 4.

Rozdział VII

Działania następcze

§ 1. Celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym, poprzez podjęcie działań zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie.

§ 2. Działania następcze realizowane są przede wszystkim w formie wewnętrznego postępowania sprawdzająco-kontrolnego zmierzającego do realizacji celów działania następczego.

§ 3. W ramach działań następczych istnieje możliwość:

1. zwracania się z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2. w celu zgromadzenia dodatkowych informacji odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia;
3. pozyskiwanie kopii dokumentów dot. badanego naruszenia z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;
4. występowanie do sygnalisty, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji

§ 4. Przy czynnościach względem osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia, realizuje się jednocześnie obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – w zakresie informacji wskazanych w załączniku Nr 5.

§ 5. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, a także obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty.

§ 6. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Działdowie, zawierającym informacje o:

- przebiegu realizowanych czynności;

- realizacji celów działania następczego;

- rekomendacjach: w zakresie wskazania środków naprawczych możliwych do wdrożenia  w KPP lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak również w zakresie dalszego nadania biegu sprawie poprzez między innymi wskazanie, że wskutek działań następczych stwierdzono, iż informacja objęta zgłoszeniem winna być procedowana w trybie postępowania prawnego toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych.

-wskazaniu czy w toku działań następczych ujawniono okoliczności podlegające odpowiedzialności karnej uregulowanej w Rozdziale 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Przede wszystkim dyspozycje art. 54 – „uniemożliwienie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia”, art. 55 – „podejmowanie działań odwetowych”, art. 56 – „ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą”, art. 57 – „dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa”.

§ 7.  Osoba wyznaczona do procedowania przyjętego zgłoszenia, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 12 ust. 5 niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych  3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Rozdział VIII

Zakaz działań odwetowych

§ 1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia (zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego), a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 2. Do kwestii związanej z zakazem działań odwetowych i środków ochrony, odnoszących się do zgłoszeń związanych z niniejszą Procedurą, zastosowanie mają przepisy Rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Rozdział  IX

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 1. Informacja o naruszeniu prawa w formie ustnej lub pisemnej może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych – bez dokonania zgłoszenia wewnętrznego^[1].

§ 2. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami  w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.