Sygnaliści - procedura zewnętrzna w KPP w Działdowie
Załącznik do Decyzji nr 26/24
Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie
z dnia 24 grudnia 2024 roku
w sprawie wprowadzenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych
w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie,
podległych Komisariacie Policji w Lidzbarku
oraz Posterunku Policji w Iłowie-Osadzie.
Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych
w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 – zwana dalej ustawą o sygnalistach) i służy do zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu tej ustawy oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie.
§ 2. Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu przyjmowania informacji o naruszeniach prawa, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
§ 3. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, zgłaszanych lub ujawnianych naruszeń prawa w rozumieniu art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o sygnalistach.
§ 4. Do pozostałych kwestii nie objętych zewnętrzną procedurą ma zastosowanie wyżej cytowana ustawa.
Rozdział II
Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń
§ 5.1 Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dotyczących naruszeń prawa, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie upoważnieni są wyznaczeni przez Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie pracownicy i funkcjonariusze, tj:
- specjalista Zespołu ds. Skarg i Wniosków Komendy Powiatowej Policji w Działdowie
- członkowie Zespołu doradców ds. etyki w Komendzie Powiatowej Policji
w Działdowie
- Osobom wymienionym w ust. 1 udzielone zostaną imiennie upoważnienia adekwatne do zakresu realizowanych czynności.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osób wymienionych w § 5 ust. 1 niniejszej procedury, istnieje możliwość zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Działdowie w sposób określony w Rozdziale III § 7 ust. 2 i 3 niniejszej Procedury.
Rozdział III
Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych
§ 6.1 Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
§ 7.1 Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszenia ustnie w postaci bezpośredniego zgłoszenia w formie protokołu lub pisemnie
w formie papierowej zgodnie z ust. 2.
2. Zgłoszenie w postaci papierowej może być dokonane poprzez skierowanie go na adres: Komenda Powiatowa Policji w Działdowie, ul. Grunwaldzka 8, 13-200 Działdowo, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w Rozdziale II § 5 ust. 2 Procedury, zgłoszenie należy kierować do Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”
3. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 2, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Działdowie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
4. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”, ma tylko: Komendant Powiatowy Policji w Działdowie, osoba go zastępująca, lub upoważnieni w tym zakresie pracownicy/funkcjonariusze.
5. Zgłoszenie ustne może być dokonane na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania w Komendzie Powiatowej Policji w Działdowie, od poniedziałku do piątku w godz. od 7:30 do 15:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy). Podczas spotkania, zgłoszenie za zgodą sygnalisty może być udokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
§ 8. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej na żadnym z etapów procedowania zgłoszenia.
Rozdział IV
Rejestr zgłoszeń zewnętrznych
§ 9. Każde zgłoszenie (dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji) podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
§ 10.1 Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych odpowiada Specjalista Zespołu ds. Skarg i Wniosków, Kadr i Szkolenia Komendy Powiatowej Policji w Działdowie, a w przypadku jego nieobecności, osoby, o których mowa w rozdz. II § 5.1 Procedury.
2. Rejestr przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym użytkowanym przez Specjalistę Zespołu ds. Skarg i Wniosków, Kadr i Szkolenia Komendy Powiatowej Policji
w Działdowie w użytkowanej przez niego, zabezpieczonej przed dostępem osób postronnych szafie zamykanej na klucz. Do szafy, gdzie przechowywany jest rejestr, dostęp mają osoby,
o których mowa w rozdz. II § 5.1 Procedury.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. Wzór Rejestru stanowi załącznik Nr 7 do Procedury.
4. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Rozdział V
Bezstronna wewnętrzna komórka organizacyjna lub osoba upoważniona
do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą
§ 11. 1. W ramach podejmowania działań następczych, dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Rozpatruje się zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.
2. Bezpośredni przełożony funkcjonariusza Policji jest obowiązany wyłączyć go z weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do bezstronności tego funkcjonariusza w danej sprawie.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osób wymienionych w § 5 ust. 1 niniejszej procedury, do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, Komendant Powiatowy Policji w Działdowie wyznacza i upoważnia inne bezstronne osoby z KPP w Działdowie.
4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Działdowie może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP w Działdowie do uczestniczenia w procesie działań następczych.
5. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącym przedmiotem zgłoszenia.
6. W przypadku stwierdzenia negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 5, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych, o czym informuje się zgłaszającego.
Gdy informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym
w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku, petycji, zażalenia, odwołania, apelacji może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie z zachowaniem terminów określonych
w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy o sygnalistach.
7. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,
o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nie należącej do zakresu działania tego organu – przekazuje się zgłoszenie do innego organu publicznego właściwego do podjęcia tych działań. Powyższe następuje w terminach i przypadkach określonych odpowiednio w art. 34 ust. 2, art. 40 ust. 2
i 41 ustawy o sygnalistach.
8. Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację
z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym
do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych, został określony w załączniku nr 5
do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Rozdział VI
Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi w innej formie
§ 12. 1. Zgłoszenia w innej formie, w tym listów, pism, wniosków, petycji, skarg, e-maili itp. nie będą rozpatrywane w trybie ustawy o sygnalistach.
2. Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, nie będą rozpatrywane według niniejszej procedury.
Rozdział VII
Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
wydania zaświadczenia
§ 10. 1. Osoba wyznaczona do procedowania przyjętego zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zewnętrznego potwierdza sygnaliście przyjęcie tego zgłoszenia - załącznik nr 6, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Na pisemne żądanie (wniosek) sygnalisty, organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o sygnalistach.
Rozdział VIII
Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych
§ 11.1. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i do podejmowania działań następczych są zobowiązane do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania
i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
2. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.
3. Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o sygnalistach.
4. Postanowień, o których mowa w ust. 3, nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o sygnalistach.
5. Wzór oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz informacji
w ramach zgłoszenia naruszenia prawach został określony w załączniku nr 7 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Rozdział IX
Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej
§ 12. 1. Osoba wyznaczona do procedowania przyjętego zgłoszenia, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
2. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekazuje się sygnaliście
w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.
Rozdział X
Ochrona sygnalisty
§ 13. 1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postepowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy o sygnalistach.
3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3) ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Rozdział XI
Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich
§ 14. 1. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO
od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja
w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.
Rozdział 11
§ 15 Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w Komendzie Powiatowej Policji
w Działdowie wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.